La Cámara de Comercio de Cali (en adelante “CCC”) tiene a disposición de los operadores jurídicos servicios virtuales que permiten desde la comodidad de una oficina o de la casa, realizar todo tipo de inscripciones en el Registro Mercantil, al igual que un amplio portafolio de servicios que permitan realizar gestiones que antes tomaban varias horas, en tan solo unos cuantos minutos.
En el presente artículo resaltaremos algunos de los servicios virtuales que consideramos más importantes y que todo operador jurídico debería conocer:
1. Inscripciones de actos y documentos
Todo los documentos sujetos a registro pueden ser radicados virtualmente desde la opción de “Inscripción de actos y documentos” de la Sede Virtual de la página web de la CCC (link al final del documento).
Para acceder a este servicio se requiere previamente la creación de una cuenta ante la CCC (link al final del documento), en donde serán formuladas preguntas de seguridad, con la finalidad de verificar la identidad del sujeto a registrar. Este trámite no tomará más de 10-15 minutos.
Una de las ventajas que tiene la radicación virtual de documentos se materializa en la posibilidad que tiene cualquier operador jurídico para registrar documentos en nombre de terceros, sin que sea requisito exhibir o aportar poder o autorización especial para el efecto. De igual manera resulta muy positivo el poder conservar los documentos originales que se desean inscribir en el Registro Mercantil, dado que para su radicación bastará únicamente con adjuntar escaneados los mismos. Ahora bien, es importante tener en cuenta que respecto de la radicación de documentos electrónicos, estos deben cumplir con los requisitos legales de las firmas digitales o electrónicas.
En cuanto al registro de decisiones de naturaleza societaria, a través de este aplicativo se pueden radicar los documentos que se van a requerir a lo largo de la vida de una sociedad, es decir todos aquellos que se generen desde su constitución hasta su posterior disolución y liquidación, entre los cuales se encuentran los siguientes: I) Nombramientos de todo tipo de administradores (representantes legales, miembros de juntas o consejos directivos, liquidadores, representantes legales para asuntos judiciales, factores, entre otros), II) Nombramientos de revisores fiscales, III) Poderes especiales o generales, IV) Estados financieros, V) Reformas estatutarias, VI) Providencias judiciales, VII) Actos administrativos, VIII) Certificaciones de contadores o revisores fiscales, entre otros documentos.
Finalmente no podríamos dejar por fuera lo favorable que resulta que, de manera previa al respectivo pago para la inscripción, la CCC proceda con la revisión de los documentos que se pretenden registrar virtualmente. El resultado de la revisión preliminar se obtiene, por lo general, el mismo día o al día siguiente de la radicación, lo que permite subsanar oportunamente cualquier observación que realice la CCC.
2. Información jurídica de registro
Es bastante común que surjan dudas o se desconozca el tipo de soportes que deben ser radicados junto con el documento que se pretende registrar (acta, escritura pública, certificación, documento privado, entre otros), o que no haya claridad respecto de si algún documento requiere de presentación personal, apostilla o autenticación notarial, dada las múltiples decisiones o situaciones que se pueden solicitar inscribir ante el Registro Mercantil. Para ello, la CCC, en la opción de “Información jurídica de registro” (link al final del documento) de la Sede Virtual, pone a disposición de sus usuarios información sobre cada uno de los trámites que se pueden realizar ante ella, indicando en que consiste cada uno, las formalidades que se deben cumplir y los documentos que deben acompañar a la solicitud de registro, lo cual resulta de gran utilidad para cuando debemos realizar consultas y/o solicitud de registro de documentos e información para nuestros clientes.
3. Consulta de expedientes
Este es uno de los servicios más útiles que tiene la CCC y que en realidad sí reduce gestiones que pueden tomar días a tan solo unos pocos minutos. Aunque entre los operadores jurídicos se hable sobre el Registro Mercantil, no siempre hay claridad respecto de lo que representa su calidad de público, y que por tal puede ser consultado de manera virtual y sin costo alguno. Cuando un operador jurídico desconoce que el registro mercantil puede ser consultado de manera virtual, tendrá como única opción ir presencialmente a la CCC a solicitar copia física de dichos documentos y a pagar el valor de esas copias.
Es muy usual que algunos clientes, sobre todo, sociedades familiares y pequeñas o medianas empresas no cuenten con copias de los documentos de constitución ni de las posteriores reformas estatutarias que se han realizado. Sin embargo, desde “Consulta de expedientes” (link al final del documento) podemos acceder a las copias virtuales de dichos documentos y a las copias de todos los demás documentos (estados financieros, actas de órganos sociales, certificaciones, providencias judiciales, actos administrativos, entre otros) que se han inscrito en el Registro Mercantil. Para acceder a este servicio no se requiere crear una cuenta, solamente basta contar con unos pocos datos: los nombres, apellidos y documento de identificación de la persona que consulta el Registro Mercantil y la razón social, número de matrícula mercantil o NIT persona natural o jurídica, cuyo expediente se desea consultar.
Los documentos que se encuentran dentro del expediente pueden ser visualizados en el navegador web o pueden ser descargados con todos sus anexos (documentos de identidad, certificados de tradición, tarjetas profesionales, documentos privados, entre otros) en formato PDF.
4. Acceso a todos los formatos sujetos a registro de la CCC
En la opción “Formatos y documentos para trámite” (link al final del documento), la CCC tiene a disposición los formatos requeridos para adelantar ante ella determinados trámites. Entre los cuales se destacan los siguientes: i) Formato para modificar datos de contacto (dirección, teléfonos y correo electrónico) y códigos CIIU de la persona registrada y de sus establecimientos de comercio, ii) Formato para solicitar libros sociales, iii) Formato RUES y sus anexos (estos documentos tienen costo cuando se solicitan presencialmente en la CCC), iv) Formato de traspaso de establecimiento de comercio y v) Formato para declarar situación de control en S.A.S. con accionista único persona natural.
Es muy importante que cada vez que se requiera un registro virtual se descarguen los formatos, dado que los mismos se encuentran en permanente actualización. Este servicio nos ahorra el tiempo de ir presencialmente a la CCC. Es claro que poder descargar y diligenciar virtualmente los mismos, facilita y agiliza la radicación de solicitudes de registro.
5. Campus virtual
En esta plataforma de la CCC encontramos recursos como conferencias, talleres, cursos, entre otros, en su gran mayoría gratuitos, que resultan de gran utilidad para los operadores jurídicos, comerciantes, y empresarios. La oferta es bastante amplia, variada y en algunos casos gratuita. A título de ejemplo destacamos los siguientes: i) Marketing digital, ii) Beneficios tributarios, iii) Impuesto de renta persona natural, iv) Cursos básicos de Excel y Power Point, v) Actualizaciones recientes sobre el trabajo remoto, vi) Elaboración de actas de sociedades y de entidades sin ánimo de lucro. El catálogo está en permanente actualización, por lo que este servicio es uno de los servicios a los que más se le puede sacar provecho.
Para terminar, los servicios virtuales de la CCC no se reducen exclusivamente al Registro Mercantil; se extienden igualmente a los demás registros públicos que tiene a su cargo esta entidad; por lo que también es posible que los operadores jurídicos que tengan relación con entidades sin ánimo de lucro inscritas en el “Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro” puedan acceder a todos los servicios mencionados en este artículo.
Para quienes trabajamos continuamente con esta entidad, es importante conocer el portafolio de servicios que la CCC ofrece a través de su “Sede Virtual” (link al final del documento), razón por la cual quisimos compartir en el presente artículo alguno de los servicios y beneficios que se ofrecen, haciendo mención a los principales links:
Inscripciones de actos y documentos: https://servicios.ccc.org.co/svi/08/inicio
Creación cuenta de inscripciones de actos y documentos: https://enlinea.ccc.org.co/ValidadorIdFront/#/terminos/8/2
Información jurídica de registro: https://www.ccc.org.co/sedevirtual/tramites-de-registros-publicos/registro-mercantil/tramites/#cat-constitucion
Consulta de expedientes: https://www.ccc.org.co/sedevirtual/consulta-expedientes-inicio/
Acceso a todos los formatos sujetos a registro de la Cámara de Comercio: https://www.ccc.org.co/sedevirtual/documentos-y-formatos/
Campus virtual: https://www.ccc.org.co/landing/campus-virtual/
Sede virtual: https://www.ccc.org.co/sedevirtual/
